Autónomos: Programas para gestionar la facturación

Hoy nos detenemos a revisar las softwares de gestión de facturación disponibles para los autónomos. Herramientas que sin duda se podrán traducir en ahorro de tiempo y trabajo, con los que se puede potenciar la rentabilidad del negocio. Más allá del sector en el que se desarrolle la actividad, las herramientas que enumeraremos ayudarán con la gestión y automatización de procesos que en ocasiones, toman más horas de las que deberían. En adición, permiten tener un control ideal de la organización, las facturas y la contabilidad en general.

La gestión del cobro como clave del éxito

No es un secreto que en el devenir diario de la actividad empresarial, la existencia de cuentas por cobrar afecta en gran medida el cash flow (flujo de caja) de las compañías y consecuencia su rentabilidad. Conforme avanza el tiempo, la existencia de deudas por cobrar puede incrementar el riesgo de que se reduzca el crecimiento y la sostenibilidad de las compañías. En ese sentido, se hace imperativo establecer mecanismos especializados que permitan hacer efectivo el cobro de facturas pendientes, evitando que el transcurrir del tiempo dificulte la acción.

Según un estudio publicado por la Commercial Collections Agency Association, luego de 90 días transcurridos a partir del impago de la factura, se registra una reducción considerable en la posibilidad de cobranza. Esto, queda reflejado (según el informe), en que las probabilidades disminuyen en un 73% a los 90 días, a un 50% a los 6 meses y a un 25% transcurrido un año. Además destaca que en el caso de deudas con períodos superiores a dos años, la oportunidad alcanza niveles inferiores al 10%.

Sobre las causas, la propia Agencia señala que entre los más importantes destaca la tardanza de los acreedores en acudir o activar mecanismos especializados. En tal sentido, recomienda que una vez transcurridos 90 días, el acreedor procesa a dejar la tarea en manos de una empresa de gestión de cobranzas.

No obstante, entre los puntos señalados por la CCAA, se reseña la importancia de evaluar cada caso y de acuerdo a sus circunstancias, acortar el plazo de espera máximo para acudir a agencias especializadas. Para tal fin, plantea diversos argumentos para sustentar dicha postura.

Entre las circunstancias que enumera, destacan las posibles incidencias que puedan afectar la capacidad del pago del deudor. Por tanto, resulta recomendable procurar celeridad en el proceso de cobro. También resalta el posible aumento de despidos, las devoluciones de recibos propios y a otros proveedores. Señala además las probabilidades de que surjan teléfonos fuera de servicio, cambios de domicilio sin previa notificación, incumplimiento en acuerdos de pagos totales o parciales e incluso cambios de propietarios o administradores societarios.

Cabe señalar que en el marco del proceso de cobro, es posible que se establezcan acuerdos en cuanto a la posibilidad de que el deudor realice pagos parciales en un período determinado de tiempo. Sin embargo, tal decisión dependerá en gran medida del historial de la relación entre ambas empresas y la actitud asumida de cara al pago de las deudas.

En todo caso, será importante tener en consideración las circunstancias que se pueden presentar en el marco de un proceso de cobranza, y la relevancia de una adecuada gestión para garantizar la efectividad de la acción. Recuerde que de dicho elemento dependerá en gran medida el funcionamiento de su organización, aún más al tratarse de la sontenibilidad de su sociedad limitada o Anónima.

Jaume Garberí Mascaró

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La facturación ideal para no perder dinero

Usted es propietario de una Sociedad Limitada y desde hace algún tiempo se encuentra desarrollando actividades, en la venta de bienes o servicios y sus resultados son positivos. Sin embargo, si por cualquier motivo baja la facturación, ¿cuál es su margen antes de empezar a perder dinero?

Es lógico que al ser emprendedor, sienta preocupación por la reducción de la facturación que mantenía hasta el momento y que tal situación, le suponga incurrir en pérdidas para su compañía. En ese caso, será útil tener conocimiento sobre el punto en el que la baja en ventas podría representar un escenario de balance negativo.

Lo que debe considerar inicialmente, es realizar el cálculo de cifra de ventas en la que su beneficio obtenido es igual a cero. Por tanto, cualquier venta superior a esa cifra se traducirá en ganancias. Si por el contrario, la cifra de ventas es inferior al cálculo obtenido, usted empezará a tener pérdidas.

Para facilitar el proceso, lea a continuación algunos tips para determinar el denominado “punto muerto”:

1.- Debe separar los gastos fijos de los variables. En tal sentido sepa que los primeros, son aquellos referidos a lo que permanece invariable, sea cual sea su cifra de ventas (alquiler, nómina, amortización de maquinaria, etc.); los segundos son aquellos que se generan si hay ventas (comisiones, mercancía, subcontrataciones, etc).

2.-  Al volumen de ventas debe restar los gastos variables. Dicha operación generará el beneficio que obtendría si no existieran costes fijos. El resultado es denominado “margen de cobertura”.

3.- Por último, divida los costes fijos entre el variable de cobertura (en porcentaje) y el resultado será el volumen de ventas que debe alcanzar para que su beneficio sea igual a cero.

Por ejemplo, si su empresa venderá durante el año 2014 un total de 580 mil euros, con costes totales de 550 mil (400 mil en costes variables y 150 mil en costes fijos). Con tales datos usted podrá realizar la operación y el resultante de ventas mínimas para no perder dinero será de 450.054 euros.

Si su empresa se encarga de prestar servicios, la fórmula anterior también aplica. Sin embargo, en ese caso los costes variables serán menores pero también existirán.

Recuerde que puede repetir la operación al detalle tantas veces como lo crea necesario. Tal acción le permitirá conocer en todo momento el punto muerto de su empresa, para accionar las medidas correctivas que tengan lugar y con tiempo en caso de detectar desviaciones.  

Si requiere mayor información, no dude en contactar a despachos especializados en sociedades urgentes,  gestión contable, laboral y fiscal para obtener la asesoría que necesita. 

Jaume Garberi Mascaró

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